歸檔文件的管理

       歸檔文件的蓋章、編號、填寫頁數

       一．遼寧檔案管理歸檔章的格式其規格為長80mm，寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設置的項目主要為編號項目中的必備項。歸檔章樣式： 全宗號  類別號  期 限  年  度  機  構  件 號  歸檔章填寫示例：全宗號 6 類別號 A 期 限 30年 年  度 2009 機  構  件 號 001 歸檔章填寫說明 歸檔章項目 項目說  明 填 寫 說 明 全 宗 號 檔案館給立檔單位編制的代號。 全宗號由同級檔案館給立檔單位編制，如果暫時未有全宗號，可暫時不填。 類別號 一個立檔單位不同門類檔案的代號。 文書檔案填寫“A”。 期限 即保管期限，標注歸檔文件保管期限。歸檔文件保管期限分別為“10年/短期”、“30年/長期”。 具體檔案保管期限劃分參照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。

        年度填寫文件內容針對的年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。 歸檔文件根據實際歸檔年度標注。文件針對年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2006。 機構 填寫文件形成或主辦部門的簡稱或代號，不分機構編檔號的單位此欄可空。 如：黨支部、辦公室、人事科、綜合科等。 件號 以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內各部門分別整理歸檔的，每個部門內按保管期限分別編三個小流水號。 其編制方法是：依據歸檔文件的排列順序，每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標注。

       二．蓋章位置歸檔章一般應用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍黑墨水筆填寫內容，如果領導批示和或收文章占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。如果機關發文有簽發單的，或收文有文件處理單的，也可放在Z前面作為首頁，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護文件正本的原始面貌。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。

      三．按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號。以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內各部門分別整理歸檔的，每個部門內按保管期限分別編三個小流水號。

      四．每“件”文件的頁數填寫該件的實際有效頁數。（注意不要用鉛筆填寫頁號，要用鋼筆、碳素或藍黑墨水筆填寫或用號碼機編頁碼）單面印刷的文件在正面右上角處填寫實際頁數；雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實際頁數；文件中出現與本文無關的頁面（如：有些單位為了節省紙張，用已經用過的紙張的背面印文件），須在上面用鋼筆、藍黑墨水筆批“Ⅹ”。上報等表格沒有填寫內容的頁批“Ⅹ”（如已蓋“此頁空白”章的則不用“Ⅹ”），但要編頁號，并計算頁數。 （四）歸檔文件排列順序歸檔文件的排列以“事由”為原則，即同一事由的相關文件應當排列在一起。事由可以是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。并且盡可能將關系密切的(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。

      1．以年度為界線，按照年度—保管期限相對集中排序。（1）由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限從1開始編一個大流水號；（2）由全宗單位內各部門（即機構）分別整理歸檔的，每個部門（即機構）內按保管期限分別編三個小流水號。

      2．保管期限，按問題和內容確定保管期限；長期/30年、短期/10年的順序依次編排。

      3．同一事由形成的文件排序按照文件的生成時間順序序依次排列。裝盒時應注意以下問題：1．應視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體（即盡量放滿檔案盒），豎立放置時不至于使文件彎曲受損。2．按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。3．不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。            4．不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

      5．由全宗單位內各部門（即機構）整理歸檔的，不同部門（即機構）的檔案不要裝入同一盒內。

      6．一件文件（如講稿、書稿）太厚，一個平常的檔案盒裝不下，可根據文件厚度，選擇厚度適當的同一種類檔案盒裝入盒。