對加強檔案數字化保密管理的警示

1.開展檔案數字化專項保密教育。遼寧檔案管理，檔案數字化工作中暴露出來的保密問題本質上是人的問題，只有使有關人員主觀上認識到檔案數字化涉及保密工作的重要性、掌握并踐行保密工作的知識和技能，才能為檔案數字化工作中扎緊保密的籠子、確保國家秘密安全奠定堅實基礎。要加強對檔案數字化工作人員的安全保密教育和技能培訓，重點從檔案數字化的重要性、常見的失泄密情形、保密管理要求等方面，確保相關工作人員樹立強烈的保密意識，掌握基本的保密常識。

2.強化檔案數字化全過程保密監管。一是要按照國家檔案局印發的《檔案數字化外包安全管理規范》要求，慎重選擇外包公司開展數字化工作，涉及涉密檔案資料的數字化必須在專門場所進行，加工場所要安裝監控設備，并派專人全程監管。對于掃描儀、打印機等設備也要做好技術防范工作。二是對存儲涉密數字化檔案資料的計算機等信息設備采取物理隔離措施，并嚴格看管，禁止接入互聯網。三是對參與檔案數字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，參與涉密檔案數字化工作的人員還須具備涉密背景。對相關人員承擔檔案數字化工作的具體安排要嚴格記錄在案，確保監管的可追蹤性。

3.規范檔案數字化成果管理。一是檔案數字化工作中要做好交接手續，嚴格清點相關文件資料，確保不丟件、不錯件。加工完成的數字化檔案資料要認真整理、登記后及時存入專用存儲設備中。二是存儲數字化檔案的信息存儲設備、系統要建立完善的后臺管理機制，相關數字化資料的查閱、復制、打印等操作要有記錄，做到“有據可查”。尤其是對于存儲涉密數字化檔案資料的存儲設備要專機專用，禁止移動存儲介質隨意插入，定期檢查，數據的調取使用要嚴格履行審批流程，確保數據安全。三是要加強對數字檔案的安全防護，嚴格區分數字檔案涉密與非密，并定期進行檢查。同時，按照《電子文件歸檔與管理規范》等有關制度，做好相關數字檔案的備份工作。