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1.工作人員缺乏“兩識”。一是檔案數字化工作人員缺乏基本的保密意識和常識，外包公司具備保密資質且只是暫時參與相關工作，檔案管理公司，僅對原始檔案資料進行掃描歸檔不會出保密問題，未按要求對相關人員進行保密教育和提醒；外包公司人員則管理松懈，以追求利益化為目標。甲乙雙方思想上的麻痹大意，直接為Z終的泄密埋下隱患。二是認知偏差，數字化檔案資料是以二進制代碼的形式存儲在信息載體的，具有形式虛擬的特點，同時，復制和傳播數字化檔案資料簡單便捷，而且進程容易在計算機技術的“掩護”下清除痕跡，有的檔案部門工作人員錯誤地以為電子版的檔案資料可以隨便復制、共享使用，便“監守自盜”，造成國家秘密知悉范圍擴大，Z終導致泄密。
2.外包監管嚴重缺位。檔案數字化工作一般外包給專業公司進行，有的檔案管理部門沒有對有關公司資質、人員等信息進行審查，當起了“甩手掌柜”，既不規定數字化工作的場所，也不派專人或采取安裝攝像頭等技術手段對數字化過程進行全程監管，甚至對相關的數字化設備也不進行安全檢查，使國家秘密處于危險境地，隨時可能失控，自認為“高枕無憂”，實則“危機四伏”。
3.成果流轉“予取予求”。一是檔案數字化過程中對于原始檔案的管理，出庫和入庫、拆封和復原等環節沒有交接手續，也不逐卷核對是否一一對應，不僅會給“有心之人”提供可乘之機，也不利于數字化效率的提升。二是完成數字化的檔案資料在使用過程中，有的人隨意復制和打印，缺乏完善的后臺管理機制，沒有建立相關臺賬，出事后做不到對數字化檔案的操作“有跡可循”，為違規和泄密行為留下實施空間。
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