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檔案業務知識:歸檔文件整理操作要領

2021-01-20

每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規范的還不少,原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,小編對如何規范歸檔文件(即文書檔案)的整理與編目提出了簡明扼要的方法,供大家參考。檔案管理公司


一步 清理文件,即把上一年收發文及帳外文件材料區分為:不歸檔、和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》(即國家檔案局8號令)制定好本單位的檔案保管期限表,對照條款,逐份文件進行鑒定。

概要地說,即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:

(Y):

1.收文中針對性文件:A、看是否主送本單位即批復類文件;B、看內容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。

2.收文中方針政策性文件,如決定、規定、辦法、意見等。

3.發文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料;本單位開展重大活動形成的文件材料。

4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報,重要創建活動文件材料等)。


定期30年(D30):

1.收文:上級主管機關下發的需要長期執行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規;

2.發文:本單位形成的比較重要的業務文件材料(大致包括:內部管理制度,獎勵制度,業務操作規程等)。

檔案管理公司

定期10年(D10):

1.收文:上級主管機關及本地區各部、局、辦普發的短期內需要查考的文件;

2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。

簡單扼要地講,區(縣)級機關、文件數量比較大,特別是要進館的單位,區分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規定來;文件數量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料,其保管期限可從長。

 

第二步 按件裝訂:界定何為一“件”,具體見《歸檔文件整理規則》?!凹庇袃煞N,①為自然件,這很好界定;②適當的“組件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號章”。


歸檔文件裝訂方法1:不銹鋼推訂

歸檔文件裝訂方法2:縫紉機軋邊


第三步 排列文件:區分“黨群”、“行政”、“業務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目,一般設:①黨務、②工會,③共青團、④婦女工作、⑤學(協)會,在①下按時間排列文件,②③④⑤同上,文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

 

行政管理類下設二級類目,一般有:①組織人事;②政(事)務;③財產管理,①下按時間先后排列,②③同理。(政務:文字秘書工作;事務:后勤保障一類;財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。

業務管理類:本單位業務管理工作中形成的文件材料,要根據各單位主管業務的不同情況,區分屬類、排列文件。

 

第四步 編號:定期30年、定期10年分別編三個流水號,一年一編(即填寫檔號章上的歸檔信息)。


示例:文書檔案檔號章的填寫


第五步 編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。


第六步 填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統一用數字、代碼章印上,以保持整潔與美觀)。




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